Zawieszenie działalności gospodarczej. Jak to zrobić?

Zawieszenie działalności gospodarczej umożliwia przedsiębiorcy uniknięcie ponoszenia kosztów związanych z jej wykonywaniem, jak również pozwala na zwolnienie od danin publicznoprawnych. Niesie ze sobą jednak również negatywne konsekwencje w postaci na przykład braku ubezpieczenia zdrowotnego.

Z niniejszego wpisu dowiesz się w jaki sposób zawiesić działalność gospodarczą, na jaki okres, co w ten sposób uzyskasz oraz jakie będziesz miał obowiązki oraz uprawnienia.  

Czym jest działalność gospodarcza?

Na wstępie wskazać trzeba, że kwestie związane z prowadzeniem działalności gospodarczej reguluje ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (j.t. Dz. U. z 2021 r., poz. 162 z późn. zm.).

Zgodnie z jej zapisami – działalnością gospodarczą jest zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły. Jej podejmowanie, wykonywanie i zakończenie jest wolne dla każdego na równych prawach (art. 3 oraz art. 2 ustawy ).

Sąd Najwyższy w uchwale składu siedmiu sędziów z dnia 6 grudnia 1991 r. (III CZP 117/91, OSNCP 1992 Nr 5, poz. 65) wskazał, że „cechami działalności gospodarczej są:

• zawodowy, a więc stały charakter,
• związana z nią powtarzalność podejmowanych działań,
• podporządkowanie zasadzie racjonalnego gospodarowania,
• uczestnictwo w obrocie gospodarczym.

(…) podstawową zasadą, której podporządkowana powinna być wszelka działalność gospodarcza, jest zasada racjonalnego gospodarowania, nazywana w skrócie zasadą gospodarności. W myśl tej zasady maksymalny stopień realizacji celu osiąga się postępując tak, aby przy danym nakładzie środków osiągnąć maksymalny stopień realizacji celu (tzw. zasada największego efektu) albo tak, aby przy danym stopniu realizacji celu użyć minimalnego nakładu środków (tzw. zasada najmniejszego nakładu środków). W praktyce oznacza to, że wszelka działalność gospodarcza powinna być prowadzona racjonalnie. Z powyższego wynika zatem, że prowadzenie działalności gospodarczej, to działanie stałe, nieamatorskie i nieokazjonalne, z elementem organizacji, planowania i zawodowości rozumianej jako fachowość, znajomość rzeczy oraz specjalizacja”.

Co oznacza zawieszenie działalności gospodarczej?

Musisz wiedzieć, że działalność gospodarcza, po jej podjęciu, nie musi być prowadzona cały czas. Dla osób, które w tym zakresie chcą lub muszą z różnych przyczyn uczynić przerwę, istnieje instytucja zawieszenia działalności gospodarczej. Jest ona w pewnym sensie realizacją wskazanej w wyżej cytowanym orzeczeniu zasady najmniejszego nakładu środków przy jej wykonywaniu.

Czym jest zawieszenie działalności gospodarczej?

W największym skrócie – oznacza ono przerwę w jej prowadzeniu. Może ono zostać dokonane jedynie na zasadach określonych w ustawie Prawo przedsiębiorców, przy koniecznym uwzględnieniu przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych. Może go, siłą rzeczy, dokonać jedynie przedsiębiorca.

Kto jest przedsiębiorcą?

Status przedsiębiorcy uzyskuje podmiot, który wykonuje działalność gospodarczą. Może to być osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której przepisy prawa przyznają zdolność prawną, jak również wspólnicy spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej. Poprzez zdolność prawną należy rozumieć zdolność do bycia podmiotem praw i obowiązków.

Kto może dokonać zawieszenia działalności gospodarczej?  

Zgodnie z przepisami ustawy Prawo przedsiębiorców – wykonywanie działalności gospodarczej może zawiesić przedsiębiorca:

• niezatrudniający pracowników,
• zatrudniający wyłącznie pracowników przebywających na urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie wychowawczym lub urlopie rodzicielskim niełączących korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 22 ust. 1 oraz ust. 2 ustawy Prawo przedsiębiorców).

Musisz przy tym pamiętać, że zgodnie z przepisami Kodeksu pracy (art. 2) – status pracownika posiada osoba zatrudniona na podstawie:

• umowy o pracę,
• powołania,
• wyboru,
• mianowania,
• spółdzielczej umowy o pracę.

Zanim więc przystąpisz do zawieszenia prowadzonej działalności gospodarczej, musisz uprzednio rozwiązać wszystkie umowy o pracę w ich szerokim rozumieniu. Nie dotyczy to oczywiście, wszelkich cywilnoprawnych form „zatrudnienia”, jak umowy zlecenia lub umowy o dzieło.

Zaznaczyć przy tym trzeba, że w razie zakończenia korzystania z urlopów lub złożenia przez pracownika wniosku dotyczącego łączenia korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu, ma on prawo do wynagrodzenia jak za przestój, określonego przepisami prawa pracy, do zakończenia okresu zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej.

W przypadku, gdy przedsiębiorca wykonuje działalność gospodarczą jako wspólnik spółki cywilnej, oraz poza tą spółką, może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej w jednej z tych form. Jeżeli wykonuje on działalność gospodarczą jako wspólnik w więcej niż jednej spółce cywilnej, wówczas może zawiesić jej wykonywanie w jednej lub kilku takich spółkach.

Podkreślić przy tym trzeba, że jeżeli wykonywanie działalności gospodarczej dotyczy spółki cywilnej, jej zawieszenie jest skuteczne tylko i wyłącznie pod warunkiem, gdy dokonają tego wszyscy wspólnicy. Nie jest więc możliwe zawieszenie działalności tylko przez jednego wspólnika, podczas, gdy wszyscy pozostali dalej prowadzą spółkę cywilną.

Zawieszenie działalności gospodarczej może nastąpić z dowolnego powodu, na przykład w przypadku wystąpienia przejściowych problemów z prowadzeniem przedsiębiorstwa, nie osiągania spodziewanych dochodów, wyjazdu za granicę, czy też jeśli z przyczyn osobistych, przedsiębiorca nie jest w stanie poświęcić swojej działalności wystarczająco dużo czasu. Jest to dopuszczalne dowolną ilość razy – także dopiero co odwieszoną działalność gospodarczą można zawiesić ponownie.

Na jaki okres można zawiesić działalność gospodarczą?

Okresy zawieszania działalności gospodarczej różnią się w zależności od tego, czy dany przedsiębiorca wpisany jest do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, czy też do Krajowego Rejestru Sądowego.

Gwoli wyjaśnienia trzeba wskazać, że warunkiem o charakterze konstytutywnym, umożliwiającym podjęcie działalności gospodarczej jest w przypadku osób fizycznych –złożenie wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, a w przypadku innych podmiotów – uzyskanie wpisu do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, przy czym spółka kapitałowa w organizacji może podjąć działalność gospodarczą jeszcze przed uzyskaniem takiego wpisu (art. 17 ustawy Prawo przedsiębiorców).

W tym pierwszym przypadku, a więc, gdy przedsiębiorca prowadzi tzw. jednoosobową działalność gospodarczą oraz w formie spółki cywilnej, która nie posiada osobowości prawnej, a status przedsiębiorców mają jej wspólnicy, może dojść do zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na czas:

• nieokreślony,
• określony.

Trzeba jednak pamiętać, że choć okres zawieszenia może być w takim przypadku dowolny, a więc także bezterminowy, to jednak nie jest dopuszczalne aby trwał on mniej niż trzydzieści dni.

Z kolei przedsiębiorca wpisany do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na okres od 30 dni do 24 miesięcy.

Zasada ta dotyczy spółek prawa handlowego, do których należą:

• spółki osobowe: spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa i spółka komandytowo-akcyjna,
• spółki kapitałowe: spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, prosta spółka akcyjna oraz spółka akcyjna.

Zaznaczyć trzeba, iż jeżeli okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej obejmuje wyłącznie pełny miesiąc luty danego roku kalendarzowego, wówczas za minimalny okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przyjmuje się liczbę dni miesiąca lutego przypadającą w danym roku kalendarzowym, a więc 28 lub 29 dni).

W jaki sposób oblicza się okres zawieszenia działalności gospodarczej?

Okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej może być oznaczony w dniach, miesiącach albo miesiącach i dniach, przy czym, zgodnie z ustawą Prawo przedsiębiorców – do obliczania okresu zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej stosuje się przepisy ustawy– Kodeks postępowania administracyjnego. Oznacza to, iż w przypadku, gdy początkiem terminu określonego w dniach jest pewne zdarzenie, przy obliczaniu tego terminu nie uwzględnia się dnia, w którym ono nastąpiło. Upływ ostatniego z wyznaczonej liczby dni uważa się za koniec terminu. Dzień, w którym nastąpiło zawieszenie działalności, nie jest zatem liczony do okresu zawieszenia działalności. Jeżeli koniec terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy następny dzień powszedni.

W jaki sposób można zawiesić działalność gospodarczą?

Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej może nastąpić wyłącznie na wniosek przedsiębiorcy, chyba że przepisy prawa w szczególnych przypadkach stanowią inaczej. Podkreślić trzeba, że w przypadku przedsiębiorcy wpisanego do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej rozpoczyna się od dnia wskazanego we wniosku o wpis takiej informacji. Trwa on do dnia wskazanego:

• w tym właśnie wniosku,
• we wniosku o wznowienie wykonywania działalności gospodarczej,
• do dnia ustanowienia zarządu sukcesyjnego.

Ten ostatni, to forma tymczasowego kierowania przedsiębiorstwem po śmierci przedsiębiorcy. Wykonuje go zarządca sukcesyjny, który jest odpowiedzialny za prowadzenie przedsiębiorstwa do czasu uregulowania formalności spadkowych, w szczególności za umowy z pracownikami, kontakty z kontrahentami, sprawy podatkowe czy ZUS. Zarząd wygasa w terminie 2 lat od dnia śmierci przedsiębiorcy. Z ważnych powodów Sąd może go jednak przedłużyć na czas nie dłuższy niż 5 lat.

Instytucja ta regulowana jest prze ustawę z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw (j.t. Dz.U. z 2021 r., poz. 170).

Zaznaczyć należy, iż data rozpoczęcia zawieszenia działalności gospodarczej może być wcześniejsza, taka sama bądź przyszła niż data złożenia wniosku do CEIDG. Tym samym, w przypadku przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG początek zawieszenia biegnie od daty wskazanej we wniosku o zawieszenie, która może być wcześniejsza niż dzień złożenia wniosku. Oznacza to, że można zawiesić taką działalność gospodarczą z datą wsteczną.

W przypadku przedsiębiorcy wpisanego do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej rozpoczyna się od dnia wskazanego we wniosku w tym przedmiocie, nie wcześniej niż w dniu jego złożenia. Trwa on do dnia wskazanego we wniosku o wpis informacji o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej, który również nie może być wcześniejszy niż dzień jego wystosowania. Tym samym, w odniesieniu do przedsiębiorcy wpisanego do KRS nie jest dopuszczalne zawieszenie działalności gospodarczej z datą wsteczną.

Wpis do CEIDG

W przypadku przedsiębiorców podlegających obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej następuje na podstawie przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (t.j. Dz. U. z 2022 r., poz. 541).

Oznacza to, że wpis informacji o zawieszeniu następuje na wniosek przedsiębiorcy. Może on zostać złożony do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej z wykorzystaniem formularza elektronicznego zamieszczonego na stronie internetowej CEIDG, przy użyciu podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu, podpisem potwierdzonym profilem zaufanym e-PUAP, podpisem osobistym, o którym mowa w przepisach o dowodach osobistych albo w inny sposób akceptowany przez system CEIDG umożliwiający jednoznaczną identyfikację osoby składającej wniosek oraz czas jego złożenia.

Wniosek może także zostać złożony osobiście przez przedsiębiorcę w postaci papierowej, w wybranym urzędzie gminy albo wysłany pocztową przesyłką rejestrowaną na jego adres. W takim przypadku należy notarialnie poświadczyć złożony podpis, a dokument go poświadczający dołączyć do wniosku.

Sam wniosek składa się na formularzu CEIDG-1, w którym należy zaznaczyć x w rubryce 01.3. W przypadku, kiedy osoba zgłaszająca zawieszenie działalności gospodarczej jest wspólnikiem istniejących już spółek cywilnych, ma również obowiązek wypełnienia załącznika CEIDG-SC.

Wniosek może zostać także złożony przez pełnomocnika. Należy wówczas  wnieść opłatę skarbową w wysokości 17 zł, chyba  że pełnomocnictwo udzielone zostało małżonkowi, wstępnemu (rodzicom, dziadkom) lub zstępnemu (dzieciom, wnukom), gdyż jest ono zwolnione od opłaty.

Jeśli okaże się, że wniosek o wpis do CEIDG został wypełniony w sposób błędny, wnioskodawca zostanie wezwany do jego skorygowania lub uzupełnienia w zakresie brakujących danych.

Po przyjęciu prawidłowo wypełnionego wniosku organ ewidencyjny wydaje kopię wniosku z potwierdzoną datą oraz informacją o zawieszeniu działalności gospodarczej.

Następnie CEIDG przesyła odpowiednie dane zawarte we wniosku o wpis, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego niezwłocznie, nie później niż w dniu roboczym następującym po dniu jego dokonania, do właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz Głównego Urzędu Statystycznego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych albo Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego wraz z informacją o dokonaniu wpisu do CEIDG.

Zaznaczyć trzeba, że wniosek o wpis do CEIDG jest wolny od jakichkolwiek opłat.

Wpis do KRS

Powinieneś wiedzieć, że aby skutecznie zawiesić działalność spółki prawa handlowego, konieczne jest:

• podjęcie uchwały o jej zawieszeniu,
• złożenie wniosku o wpis takiej informacji do Krajowego Rejestru Sądowego.

Do podjęcia przedmiotowej uchwały upoważniony jest zarząd albo zgromadzenie wspólników spółki, w zależności od sposobu jej reprezentacji.

W odniesieniu do przedsiębiorców podlegających obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej następuje na podstawie przepisów ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz. U. z 2022 r., poz. 1683).

W takim przypadku, okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej trwa nie dłużej niż do dnia poprzedzającego dzień automatycznego wpisu informacji o wznowieniu jej wykonywania.

Sam wniosek o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej składany jest w formie elektronicznej za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych i zawiera:

• nazwę lub firmę,
• numer podmiotu w Rejestrze,
• NIP,
• siedzibę i adres przedsiębiorcy,
• datę rozpoczęcia zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej.

Do wniosku o wpis przedsiębiorca obowiązany jest załączyć oświadczenie o niezatrudnianiu pracowników.

Sąd rejestrowy wstępnie bada, czy dołączone do wniosku dokumenty są zgodne pod względem formy i treści z przepisami prawa. Następnie informacja o zawieszeniu działalności jest przekazywane z KRS do:

• Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (CRP KEP),
• krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej, a więc rejestru REGON,
• Zakładu Ubezpieczeń Społecznych – do Centralnego Rejestru Płatników Składek.

Od przedmiotowego wniosku nie uiszcza się żadnej opłaty sądowej.

Zaznaczyć trzeba, że jeżeli spółka zatrudniała pracowników, po wyrejestrowaniu z ubezpieczeń ostatniej osoby, za którą miała obowiązek składania dokumentów ubezpieczeniowych, należy również przesłać do właściwego urzędu skarbowego zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających Krajowego Rejestru Sądowego (formularz NIP-8).

Dodać trzeba, iż informacja o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej jest zamieszczana w dziale 6 rejestru przedsiębiorców, przy czym nie jest ona ogłaszana w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Jakie korzyści przynosi zawieszenie działalności gospodarczej?

Zawieszenie działalności gospodarczej jest korzystne dla przedsiębiorcy przede wszystkim ze względu na przysługujące mu w tym okresie ulgi finansowe i udogodnienia podatkowe.

Przede wszystkim, jest on uprawniony do zaprzestania opłacania zaliczek na poczet podatku dochodowego. Poza tym nie musi składać do urzędu skarbowego tzw. plików JPK_V7M lub JPK_V7K JPK V7, które w dużym uproszczeniu stanowią zbiór danych o transakcjach zakupu i sprzedaży, z wyszczególnieniem wartości, kwot i stawek podatku VAT, oraz danych poszczególnych kontrahentów.

Jeżeli jednak podatnik uzyskuje jakieś przychody, na przykład z tytułu sprzedaży środków trwałych, również w okresie zawieszenia powstaje obowiązek podatkowy, w związku z czym powstaje powinność złożenia plik JPK_V7.

Zaznaczyć należy, że zwolnienie z obowiązku składania pliku JPK_V7 nie dotyczy:

• podatników dokonujących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,
• podatników dokonujących importu usług lub nabywających towary, w zakresie których są podatnikiem,
• okresów rozliczeniowych, w których zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej nie dotyczyło pełnego okresu rozliczeniowego,
• okresów rozliczeniowych, za które podatnik jest obowiązany dokonać korekty podatku naliczonego.

W okresie zawieszenia przedsiębiorca zostaje również wyrejestrowany z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, wskutek czego nie ma on obowiązku uiszczania składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne.

Powinieneś wiedzieć, że w przypadku zobowiązań o charakterze publicznoprawnym zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej wywiera skutki prawne od dnia, w którym rozpoczyna się zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej, do dnia poprzedzającego dzień wznowienia wykonywania działalności gospodarczej.

Jakie są negatywne skutki zawieszenia działalności gospodarczej?

Pamiętać jednak trzeba, że zawieszenie działalności gospodarczej przynosi też negatywne konsekwencje.

W szczególności po upływie 30 dni od zapłaty ostatniej składki na ubezpieczenie zdrowotne traci się prawo do świadczeń zdrowotnych. Wówczas jedynym wyjściem jest  skorzystanie z ubezpieczenia zdrowotnego swoich członków rodziny lub też możliwości dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego, co łączy się z dodatkowymi kosztami w postaci konieczności opłacenia składek z tego tytułu.

Dodać trzeba, że okres zawieszenia działalności nie jest liczony do lat pracy uprawniających do otrzymania emerytury.

Jakie są prawa i obowiązki przedsiębiorcy w okresie zawieszenia działalności gospodarczej?

Ustawa Prawo przedsiębiorców określa wyraźnie jakie prawa i obowiązki ma przedsiębiorca w okresie zawieszenia działalności gospodarczej.

Obowiązki

W okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.

Dodatkowo nie ma on prawa do wykonywania na podstawie umowy zlecenia lub dzieła tych samych usług, które wchodzą w zakres świadczeń udzielanych w ramach zawieszonej działalności gospodarczej.

W okresie zawieszenia podatnik nie ma również prawa do dokonywania odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych. Wynika to z faktu, że zgodnie z ustawami: o podatku dochodowym od osób prawnych i od osób fizycznych amortyzacji nie podlegają składniki majątku nieużywane w związku z zawieszeniem działalności gospodarczej. W tej sytuacji zaprzestania odpisów dokonuje się od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono działalność.

Należy również pamiętać, że w trakcie zawieszenia działalności podatnik ma obowiązek złożyć roczne zeznanie podatkowe oraz rozliczyć się z podatku należnego za cały rok podatkowy.

Uprawnienia

W okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca:

• może wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, w tym rozwiązywania zawartych wcześniej umów,
• może przyjmować należności i jest obowiązany regulować zobowiązania, powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej,
• może zbywać własne środki trwałe i wyposażenie,
• ma prawo albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej,
• wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa,
• może osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej,
• może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą,
• może powołać albo odwołać zarządcę sukcesyjnego.

Podkreślenia wymaga fakt, że w okresie zawieszenia działalności gospodarczej, przedsiębiorca ma możliwość rozliczania kosztów stałych jako kosztów związanych z zabezpieczeniem źródła przychodu. Dotyczy to głównie należności związanych z mediami, czynszem z tytułu wynajęcia siedziby etc, na które umowy zostały zawarte jeszcze przed terminem zawieszenia działalności. Ponoszone z tego tytułu wydatki można zaliczyć do kosztów podatkowych, a tym samym należy je uwzględnić w zeznaniu rocznym.