Jednoosobowa działalność gospodarcza. Jak założyć własną firmę?

Podejmowanie działalności gospodarczej jest jednym z podstawowych przejawów aktywności człowieka. Oczywiście, jak każda tego rodzaju działalność, musi ona spełniać szereg wymogów określonych w przepisach obowiązującego prawa. W szczególności konieczne jest zachowanie szczególnej dbałości pod tym względem przy zakładaniu własnego przedsiębiorstwa.

Czym jest działalność gospodarcza? Jakie są podstawowe zasady jej podejmowania i wykonywania? W jaki sposób założyć własną „firmę”? Na wszystkie te pytania znajdziesz odpowiedź w niniejszym artykule.

W tym miejscu muszę zaznaczyć, że pomiędzy potocznym a prawnym rozumieniem pojęcia „firmy” jest zasadnicza różnica, toteż w każdym przypadku, gdy będę go używał w tym pierwszym znaczeniu, zastosuję cudzysłów.

Czym jest działalność gospodarcza?

Kwestie związane z prowadzeniem działalności gospodarczej reguluje ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (j.t. Dz. U. z 2021 r., poz. 162 z późn. zm.).

Zgodnie z jej zapisami – działalnością gospodarczą jest zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły. Jej podejmowanie, wykonywanie i zakończenie jest wolne dla każdego na równych prawach (art. 3 oraz art. 2 ustawy ).

Podmiot, który wykonuje działalność gospodarczą uzyskuje status przedsiębiorcy – może to być m.in. osoba fizyczna, oraz wspólnicy spółki cywilnej.

Jednoosobowa działalność gospodarcza może być wykonywana tylko i wyłącznie przez osobę fizyczną. Z punktu widzenia prawnego, osobą fizyczną jest każdy człowiek, wyposażony w niezbywalną zdolność prawną oraz warunkową zdolność do dokonywania czynności prawnych.

Musisz wiedzieć, że posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych, nie warunkuje możliwości zostania przedsiębiorcą. Ustawodawca bowiem nie wprowadza takiego wymogu. Żadna regulacja prawna również nie ogranicza osobie fizycznej możliwości wykonywania działalności gospodarczej przez osobę trzecią, a więc przez przedstawiciela.

Jakie są cechy działalności gospodarczej?

W świetle cytowanego powyżej art. 3 ustawy – Prawo przedsiębiorców, do podstawowych cech jednoosobowej działalności gospodarczej należą:

• prowadzenie jej w celach zarobkowych, jako działalności nastawionej na osiąganie zysku,
• nadanie jej zorganizowanego charakteru, polegającego na wykonywanie działalności przy wykorzystaniu przedsiębiorstwa oraz np. wynajmowaniu w tym celu  pomieszczeń czy prowadzeniu odpowiednich działań marketingowych,
• wykonywanie jej w sposób ciągły, co oznacza podejmowanie powtarzalnych czynności, zmierzających do określonego celu gospodarczego,
• prowadzenie jej we własnym imieniu i na własną odpowiedzialność, a więc ponoszenie bezpośredniego ryzyka związanego z wykonywaną działalnością.

Sąd Najwyższy w uchwale składu siedmiu sędziów z dnia 6 grudnia 1991 r. (III CZP 117/91, OSNCP 1992 Nr 5, poz. 65) wskazał, że „cechami działalności gospodarczej są:

1) zawodowy (a więc stały) charakter,

2) związana z nią powtarzalność podejmowanych działań,

3) podporządkowanie zasadzie racjonalnego gospodarowania,

4) uczestnictwo w obrocie gospodarczym.

(…) podstawową zasadą, której podporządkowana powinna być wszelka działalność gospodarcza, jest zasada racjonalnego gospodarowania, nazywana w skrócie zasadą gospodarności. W myśl tej zasady maksymalny stopień realizacji celu osiąga się postępując tak, aby przy danym nakładzie środków osiągnąć maksymalny stopień realizacji celu (tzw. zasada największego efektu) albo tak, aby przy danym stopniu realizacji celu użyć minimalnego nakładu środków (tzw. zasada najmniejszego nakładu środków). W praktyce oznacza to, że wszelka działalność gospodarcza powinna być prowadzona racjonalnie. Z powyższego wynika zatem, że prowadzenie działalności gospodarczej, to działanie stałe, nieamatorskie i nieokazjonalne, z elementem organizacji, planowania i zawodowości rozumianej jako fachowość, znajomość rzeczy oraz specjalizacja”.

Jakie są zasady prowadzenia działalności gospodarczej?

Istnieją dwie fundamentalne zasady, które modelują charakter prowadzenia działalności gospodarczej:

• zasada wolności prowadzenia działalności gospodarczej,
• zasada prowadzenia działalności gospodarczej w sposób zgodny z regułami uczciwej konkurencji.

Wolność działalności gospodarczej

Zasadę wolności prowadzenia działalności gospodarczej normują przepisy Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. oraz ustawy – Prawo przedsiębiorców.

Zgodnie z art. 20 Konstytucji RP – Społeczna gospodarka rynkowa oparta na wolności działalności gospodarczej, własności prywatnej oraz solidarności, dialogu i współpracy partnerów społecznych stanowi podstawę ustroju gospodarczego Rzeczypospolitej Polskiej.

Z kolei art. 22 w/w aktu prawnego stanowi, że – ograniczenie wolności działalności gospodarczej jest dopuszczalne tylko w drodze ustawy i tylko ze względu na ważny interes publiczny.

W myśl art. 8 ustawy – Prawo przedsiębiorców – przedsiębiorca może podejmować wszelkie działania, z wyjątkiem tych, których zakazują przepisy prawa. Przedsiębiorca może być obowiązany do określonego zachowania tylko na podstawie przepisów prawa.

Wobec powyższego, stwierdzić trzeba, że zasada wolności gospodarczej oznacza, iż przedsiębiorca uprawniony jest do jej podejmowania we wszystkich sferach życia gospodarczego, w których nie jest zakazane jej prowadzenie, zaś wszelkie ograniczenia w tym przedmiocie mogą mieć jedynie charakter absolutnie wyjątkowy i wynikający wyraźnie z obowiązujących aktów prawnych.

Uczciwa konkurencja

Jak stanowi ustawa – Prawo przedsiębiorców – przedsiębiorca wykonuje działalność gospodarczą zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, poszanowania dobrych obyczajów oraz słusznych interesów innych przedsiębiorców i konsumentów, a także poszanowania oraz ochrony praw i wolności człowieka (art. 9).

Co należy rozumieć pod pojęciem „uczciwej konkurencji” wynika z ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (j.t. Dz. U. z 2020 r., poz. 1913 z późn. zm.).

Zgodnie z nią – czynem nieuczciwej konkurencji jest działanie sprzeczne z prawem lub dobrymi obyczajami, jeżeli zagraża lub narusza interes innego przedsiębiorcy albo klienta.

Następnie ustawa wskazuje, że czynami nieuczciwej konkurencji są w szczególności:

• wprowadzające w błąd oznaczenie przedsiębiorstwa,
• fałszywe lub oszukańcze oznaczenie pochodzenia geograficznego towarów albo usług,
• wprowadzające w błąd oznaczenie towarów lub usług,
• naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa,
• nakłanianie do rozwiązania lub niewykonania umowy,
• naśladownictwo produktów,
• pomawianie lub nieuczciwe zachwalanie,
• utrudnianie dostępu do rynku,
• przekupstwo osoby pełniącej funkcję publiczną,
• nieuczciwa lub zakazana reklama,
• organizowanie systemu sprzedaży lawinowej,
• prowadzenie lub organizowanie działalności w systemie konsorcyjnym,
•  nieuzasadnione wydłużanie terminów zapłaty za dostarczane towary lub wykonane usługi (art. 3).

Jakie są narzędzia przedsiębiorcy?

Przedsiębiorca, wykonując działalność gospodarczą posługuje się dwoma podstawowymi narzędziami:

• przedsiębiorstwem,
• firmą.

Przedsiębiorstwo

Jedną z immanentnych cech zorganizowanego charakteru działalności gospodarczej jest jej wykonywanie przy wykorzystaniu przedsiębiorstwa.

Definicję tego pojęcia zawiera Kodeks cywilny, który stanowi, że – przedsiębiorstwo jest zorganizowanym zespołem składników niematerialnych i materialnych przeznaczonym do prowadzenia działalności gospodarczej.

Obejmuje ono w szczególności:

•  oznaczenie indywidualizujące przedsiębiorstwo lub jego wyodrębnione części (nazwa przedsiębiorstwa),
• własność nieruchomości lub ruchomości, w tym urządzeń, materiałów, towarów i wyrobów, oraz inne prawa rzeczowe do nieruchomości lub ruchomości,
• prawa wynikające z umów najmu i dzierżawy nieruchomości lub ruchomości oraz prawa do korzystania z nieruchomości lub ruchomości wynikające z innych stosunków prawnych,
• wierzytelności, prawa z papierów wartościowych i środki pieniężne,
• koncesje, licencje i zezwolenia,
• patenty i inne prawa własności przemysłowej,
• majątkowe prawa autorskie i majątkowe prawa pokrewne,
• tajemnice przedsiębiorstwa,
• księgi i dokumenty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej (art. 55 (1) )

Musisz pamiętać, że czynność prawna mająca za przedmiot przedsiębiorstwo obejmuje wszystko, co wchodzi w jego skład przedsiębiorstwa, chyba że co innego wynika z treści czynności prawnej albo z przepisów szczególnych.

Firma

Z punktu widzenia prawnego, firma to po prostu oznaczenie przedsiębiorcy.

Wynika to z brzmienia art. 43 (2) Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym – przedsiębiorca działa pod firmą, przy czym istnieje obowiązek ujawnienia jej we właściwym rejestrze, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.

Firma przedsiębiorcy powinna się odróżniać dostatecznie od firm innych przedsiębiorców prowadzących działalność na tym samym rynku.

Nie może ona wprowadzać w błąd, w szczególności co do osoby przedsiębiorcy, przedmiotu jego działalności, miejsca wykonywania oraz źródeł zaopatrzenia.

Co powinna zawierać firma?

Firmą osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko. Nie wyklucza to włączenia do firmy pseudonimu lub określeń wskazujących na przedmiot działalności przedsiębiorcy, miejsce jej prowadzenia oraz innych, dowolnie wybranych określeń.

Jakie są wyłączenia z działalności gospodarczej?

Aby założyć własną „firmę”, musisz wiedzieć, jaka aktywność nie ma charakteru działalności gospodarczej, a także która z nich jest wyłączona spod przepisów ustawy – Prawo przedsiębiorców. 

Działalność nieewidencjonowana

Nie stanowi działalności gospodarczej tzw. działalność nieewidencjonowana, a więc wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia, i która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej (art. 5 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców). 

Zaznaczyć trzeba, ze od 1 stycznia 2022 roku, minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 3010,00 zł,

Jeżeli przychód należny z takiej działalności, przekroczył w danym miesiącu wysokość minimalnego wynagrodzenia, wówczas staje się ona działalnością  gospodarczą, począwszy od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie tej wysokości. W takim wypadku istnieje obowiązek złożenia wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie tej wysokości.

Opisanej powyżej zasady nie stosuje się do działalności wykonywanej w ramach umowy spółki cywilnej, gdyż osoby ją tworzące nie mogą prowadzić działalności nieewidencjonowanej.

Powinieneś wiedzieć, że przez przychód należny, rozumie się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont, czyli uzyskanych obniżeń ceny o określoną wartość procentową, w zamian za przyspieszenie płatności przez kontrahenta.

Tym samym, nie jest konieczne fizyczne otrzymanie kwoty przychodu, a jedynie jej wymagalność, czyli możliwość dochodzenia przed sądem.

Podkreślić trzeba, że osoba, która wykonuje działalność przy spełnieniu przesłanek działalności nieewidencjonowanej, nie nabywa statusu przedsiębiorcy.

Działalność nieewidencjonowana zapewnia pewne przywileje osobie, która ją wykonuje, a mianowicie:

• nie musi ona zgłaszać działalności gospodarczej w ewidencji przedsiębiorców (CEIDG), urzędzie skarbowym i Głównym Urzędzie Statystycznym,
• nie musi płacić z tego tytułu składek w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych,
• nie musi płacić zaliczek na podatek dochodowy,
• nie musi prowadzić rozbudowanej księgowości, a jedynie uproszczoną ewidencję sprzedaży.

Wyłączenie przedmiotowe spod przepisów Prawa przedsiębiorców

Ustawa – Prawo przedsiębiorców przewiduje także przedmiotowe wyłączenie spod zakresu działania ustawy,

Zgodnie bowiem z art. 6 ust. 1 tego aktu prawnego, przepisów ustawy nie stosuje się do:

• działalności wytwórczej w rolnictwie w zakresie upraw rolnych oraz chowu i hodowli zwierząt, ogrodnictwa, warzywnictwa, leśnictwa i rybactwa śródlądowego,
• wynajmowania przez rolników pokoi, sprzedaży posiłków domowych i świadczenia w gospodarstwach rolnych innych usług związanych z pobytem turystów,
• wyrobu wina przez producentów wina, będących rolnikami wyrabiającymi mniej niż 100 hektolitrów wina w roku winiarskim wyłącznie z winogron pochodzących z własnych upraw winorośli,
• działalności rolników w zakresie sprzedaży przetworzonych w sposób inny niż przemysłowy produktów roślinnych i zwierzęcych, wskazanych w art. 20 ust. 1c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• działalności prowadzonej przez koła gospodyń wiejskich.

Przyjęte rozwiązanie świadczy o tym, że podmioty wykonujące w/w działalność mogą posiadać status przedsiębiorcy, nie znajdują natomiast do nich zastosowania reguły wynikające z ustawy – Prawo przedsiębiorców.

Jak założyć działalność gospodarczą?

Organizacja działalności

Aby podjąć działalność gospodarczą, musi ona zostać uprzednio odpowiednio zorganizowana. Zdaniem Sądu Najwyższego „zorganizowanie działalności gospodarczej w płaszczyźnie materialnej odbywa się przykładowo przez: zapewnienie kapitału, lokalu, środków biurowych,maszyn, sprzętu, technologii, zatrudnienie pracowników, przedsięwzięcie działań o charakterze marketingowym (informacja, reklama) oraz przez podejmowanie działań zmierzających do uzyskania i utrzymania wymaganych kwalifikacji, niezbędnych ze względu na rodzaj wykonywanej działalności (wyroki: z dnia 10 lutego 2016 r., I UK 65/15, LEX nr 2118451 oraz z dnia 16 lutego 2016 r.,I UK 77/15, LEX nr 2000382).

Rejestracja przedsiębiorcy w CEIDG-1

Warunkiem o charakterze konstytutywnym, a więc warunkującym możliwość podjęcia działalności gospodarczej, jest w przypadku osób fizycznych uprzednie złożenie wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (art. 17 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców). Jest on oznaczony symbolem CEIDG-1.

Zasady dokonywania wpisów do CEIDG reguluje ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (j.t. Dz. U. z 2022 r., poz. 541).

Aby wskazany formularz został złożony poprawnie, niezbędne jest podanie między innymi następujących danych:

• nazwy przedsiębiorstwa i jego firmy,
• przedmiotu działalności (PKD), miejsca siedziby, miejsca prowadzenia działalności, głównego adresu oddziału i pozostałych adresów, jeżeli takie występują,
• daty rozpoczęcia działalności oraz wskazanie pełnomocnika, jeżeli został on ustanowiony.

Do wniosku można również dołączyć zgłoszenie rejestracyjne do podatku VAT oraz dokument zgłoszeniowy do ZUS.

Zaznaczyć trzeba, ze przedsiębiorca może podjąć działalność już w dniu złożenia wniosku o dokonanie przedmiotowego wpisu.

Wpis do CEIDG polega na wprowadzeniu do systemu teleinformatycznego danych podlegających wpisowi. Jest dokonany z chwilą zamieszczenia danych w CEIDG, nie później niż w dniu roboczym następującym po dniu wpływu do CEIDG wniosku o wpis.

Musisz wiedzieć, że złożenie wniosku CEIDG-1 jest jednocześnie:

• wpisem lub zmianą wpisu do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (nadanie numeru REGON),
• zgłoszeniem płatnika składek ubezpieczeń społecznych w ZUS,
• zgłoszeniem identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym osoby prowadzącej działalność gospodarczą do Urzędu Skarbowego (art. 12 przedmiotowej ustawy).

Rejestracja w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej jest całkowicie bezpłatna.

Rejestracja przedsiębiorcy w urzędzie statystycznym

Każdy przedsiębiorca, po dokonaniu rejestracji w CEIDG-1 w ciągu 14 dni od wpisu do ewidencji, musi uzyskać numer REGON.

REGON to akronim od nazwy – Rejestr Gospodarki Narodowej. Jest on indywidualnym numerem identyfikacyjnym, jaki nadawany jest każdemu podmiotowi wpisanemu do rejestru i co do zasady składa się z 9 cyfr.

Numer REGON jest konieczny do prowadzenia działalności gospodarczej. Używa się go w kontaktach z Urzędem Skarbowym oraz Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Jest on także niezbędny do zawierania umów i rozliczania się z kontrahentami. Umieszcza się go również na firmowych pieczątkach i drukach urzędowych.

System wpisów do rejestru REGON prowadzony jest przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.

Obecnie uzyskanie numeru REGON następuje na podstawie wniosku CEIDG-1, przy czym  jeśli przedsiębiorca prowadził wcześniej działalność gospodarczą, wcześniej nadany numer zachowuje swoją aktualność.

Rejestracja przedsiębiorcy w urzędzie skarbowym dla celów VAT

Następnym krokiem dla każdego przedsiębiorcy jest rejestracja „firmy” dla celów podatku od towarów i usług w urzędzie skarbowym.

Zgłoszenie do Urzędu Skarbowego z wyborem formy opodatkowania dokonuje się również na podstawie wniosku CEIDG-1. Jeśli przedsiębiorca chce być płatnikiem VAT, to najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia prowadzenia działalności musi złożyć druk VAT-R.

Jeżeli zakres działalności ma również obejmować państwa Unii Europejskiej, konieczne jest dokonanie dodatkowej rejestracji jako podatnik VAT-UE.

Rejestracja przedsiębiorcy w urzędzie skarbowym dla celów podatku dochodowego

Każdy przedsiębiorca w  zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych posiada możliwość wyboru sposobu opodatkowania, np. podatkiem liniowym bądź ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Uzależniony on jest od rodzaju prowadzonej działalności oraz od wysokości przewidywanych przychodów i kosztów.

Jeśli podatnik nie zadeklaruje żadnej z form opodatkowania, wówczas podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych, według skali podatkowej.

Rejestracja przedsiębiorcy w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych

Musisz pamiętać, że zgłoszenie działalności gospodarczej na druku CEIDG-1 jest jednocześnie wnioskiem o rejestrację przedsiębiorcy, jako płatnika składek do ZUS. Przedsiębiorca ma 7 dni od daty rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej, aby dokonać odpowiedniego zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.

Do tego celu służy druk ZUS ZUA, obejmujący zarówno ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, bądź też ZUS ZZA, dotyczący jedynie składki zdrowotnej. Istnieje też formularz ZUS ZFA, dotyczący zgłoszenia danych płatnika składek, jako osoby fizycznej.

Zgłoszenie do Państwowej Inspekcji Pracy i Sanepidu

Jeżeli przedsiębiorca zatrudnia pracowników, wówczas obciążony jest obowiązkiem zgłoszenia tego  w terminie 14 dni do Państwowej Inspekcji Pracy.

Jeśli przedmiot działalności będzie związany z żywnością, handlem artykułami spożywczymi, usługami gastronomicznymi lub hotelarskimi albo prowadzeniem salonu fryzjersko-kosmetycznego czy gabinetu medycznego, wówczas niezbędne jest uzyskanie pozytywnej opinii Państwowej Inspekcji Sanitarnej lub Sanitarno-Epidemiologicznej. W celu jej otrzymania należy złożyć wniosek, na którego rozpatrzenie inspektor sanitarny ma 14 dni.

Wybór sposobu prowadzenia rozliczeń – księgowość

Każda jednostka gospodarcza prowadząca działalność gospodarczą, niezależnie od wielkości, jest zobowiązana do prowadzenia odpowiedniej ewidencji podatkowo-księgowej.

W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych najczęściej wybieraną formą prowadzenia księgowości jest księgowość uproszczona, nazywana również małą księgowością. Uproszczone formy księgowości to:

• ryczałt ewidencjonowany,
• Księga Przychodów i Rozchodów.

Założenie rachunku bankowego

Wprawdzie przepisy obowiązującego prawa nie nakładają obowiązku posiadania firmowego rachunku bankowego w każdym przypadku, jednak zgodnie z art. 19 ustawy – Prawo przedsiębiorców –  dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:

• stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
• jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Od 1 stycznia 2023 roku, kwota ta zostanie ograniczona do wysokości zaledwie 8. 000 zł.

O posiadanym numerze konta bankowego, przedsiębiorca powinien powiadomić ZUS oraz Urząd Skarbowy, używając do tego aktualizacji CEIDG-1.

Pieczątka firmowa

Oczywiście nie ma obowiązku prawnego posiadania tzw. pieczątki firmowej, jednakże znacząco ułatwia ona dokonywanie czynności związanych z wykonywaniem działalności gospodarczej.

Pieczątka taka powinna zawierać następujące dane przedsiębiorstwa:

• nazwę,
• siedzibę, a więc jej adres,
• numer NIP i REGON,
• numer telefonu oraz adres e-mail.